Безбумажный офис – реальность или миф?

Термин «безбумажный офис» впервые встречается еще в середине 70-х годов прошлого века. Тогда это было своего рода предсказанием, некой фантастической идеей, которая лет через 40 должна была стать реальностью.

40 лет прошло, и теперь мы можем реально оценить, что изменилось. В контексте развития электронных технологий упоминания о безбумажном офисе встречаются все чаще. Многие компании и активисты за защиту окружающей среды пропагандируют идею «умного» офиса  будущего, в котором операционные процессы организованы с максимальной эффективностью и с учетом корпоративной социальной ответственности бизнеса.

Paperless OfficeВ частности, в 2013 году «Безбумажная коалиция«, которая включает в себя такие сервисы, как Google Drive, HelloFax, Manilla, HelloSign, Expensify, Xero и Fujitsu ScanSnap, объявила о запуске новой кампании, целью которой является знакомство бизнес-пользователей с преимуществами безбумажного офиса и эффективными ресурсами, позволяющими бизнесу снизить использование бумаги и сохранить «время, деньги и деревья».

Идея безбумажного офиса небезупречна. Сегодня можно встретить много аргументов «за» и «против». В основном это связано не столько с реализацией такой модели, сколько с потребностью бизнес-пользователя иметь доказательство того, что какой-то документ реально существовал и был подписан, или какая-то транзакция действительно имело место. Иными словами, «бумажный след» нужен компаниям, чтобы обезопасить себя.

Тем не менее, никто не спорит сегодня, что электронные технологии могут полностью изменить  производственные и бизнес-процессы компании. Их грамотное использование позволяет избавить сотрудников от трудоемкой работы с бумажными документами, что в конечном итоге повышает их эффективность. И если полностью безбумажная рабочая среда пока еще остается недостижимой мечтой, стремиться к ней все же нужно. Тем более что все необходимое для реализации этой цели, уже имеется – доступные сегодня инструменты позволяют осуществлять многочисленные ежедневные рабочие процессы любой компании, не распечатывая ни листа бумаги.

Многим компаниям уже знакомы такие термины, как мобильный офис, мобильный сотрудник, BYOD, облачные сервисы. Использование данных концепций выводит организацию работы офиса на качественно новый уровень. Безбумажный офис означает оптимизацию рабочей среды: переход на электронный документооборот, электронные закупки, электронный архив документов, электронную коммуникацию.

Преимущества замены бумажных процессов электронными очевидны:

  • Доступ к необходимой информации в любое время в любом месте, быстрый поиск информации
  • Возможность участия в коллективной работе, даже если сотрудник находится за пределами офиса
  • Дистанционное управление задачами, поручениями, проектами и возможность отслеживать их статус в режиме реального времени
  • Более высокий уровень безопасности хранения и доступа к конфиденциальной информации
  • Снижение операционных затрат, связанных с ведением документооборота на бумажных носителях, содержанием персонала и т. д.
  • Повышение общей операционной производительности, обеспечение гибкости в работе

Не говоря уже о банальной, но все же истине, ‑ снижение использования бумаги будет иметь исключительно положительные последствия для нашей планеты, позволяя экономить природные ресурсы.

Изменения в организации офисного труда не являются революционными. Они, скорее, эволюционны и связаны с постепенным изменением информационных потоков в масштабах офиса, выстраиванием интеллектуальной инфраструктуры.

Уже много лет Аурига помогает компаниям, принявшим решения о внедрении таких изменений. Мы разработали большое количество решений, позволивших заказчикам полностью перестроить свои бизнес-процессы за счет использования комплексных решений, кастомизированных под их нужды.

Это такие решения, как:

  • Организация электронного документооборота
  • Разработка и программная реализация электронной цифровой подписи
  • Разработка корпоративных электронных систем отчетности
  • Разработка систем автоматизированного рабочего места
  • Автоматизация отслеживания проектов и задач
  • Реализация программных решений «мобильные сотрудники»
  • Разработка мобильных и web-клиентов для систем видеоконференций
  • Мобильный банкинг
  • Мобильный офис в «облаках»
  • Защита данных в «облаках»
  • Реализация модуля электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Очевидно, что построение безбумажного офиса не должно стать самоцелью, поскольку на данном этапе без соответствующего нормативного обеспечения – это, вероятно, невозможно. Целью любой компании должно стать построение эффективного офиса с учетом социальной ответственности бизнеса, то есть отказ от бумаги там, где это возможно. Именно здесь Аурига может с успехом применить накопленную экспертизу и помочь любой компании максимально оптимизировать свои бизнес-процессы в рамках построения «умного» офиса.